Pendant ces quelques mois de confinement, il y a eu bien sûr ceux qui étaient « en première ligne » et ont travaillé encore plus que d’habitude pour lutter contre ce virus, en se rendant sur leur lieu professionnel. Et il y a tout ceux dont la façon de travailler a changé radicalement, parce qu’ils sont restés chez eux et ont dû inventer de nouvelles façons de collaborer avec leurs collègues. L’usage de la visioconférence a bien sûr explosé ! Et les défauts vécus dans une salle de réunion ont souvent été transposés dans la salle virtuelle…

Malgré le déconfinement qui s’amorce, le télétravail va sans doute s’installer durablement dans nos modes de vie, et il ne faudrait pas que se mette en place une nouvelle mauvaise habitude: subir des réunions par écrans interposés qui soient aussi peu productives que des rencontres en présentiel conçues sans techniques de facilitation. Mais en visio, il n’est plus possible d’utiliser les sticky wall, marqueurs ou papiers que je vous décrivais dans cet article ! Alors comment faire ?

Comme lorsque les participants sont réunis physiquement dans une pièce, l’animateur doit prévoir avant la rencontre à distance les moyens de rythmer la rencontre, de veiller à la participation de tous, tout en gardant sa position de neutralité (je vous invite à relire les essentiels de la facilitation). Et le choix de l’outil de visioconférence est essentiel, car c’est lui qui permettra de varier et maîtriser les interactions. Ou qui ne le permettra pas… Après avoir testé Whatsapp, Whereby, Teams, Skype, Zoom, Meet, mon choix se porte sans hésiter sur Zoom, qui associe un système de visio performant et des outils de collaboration très bien pensés. (Note: Pour être rassurés sur les aspects sécurité, je vous donne quelques infos en fin d’article…). Je précise que cet avis est forcément subjectif, puisque c’est le fruit de mes différentes expériences, mais qu’il n’est pas sponsorisé, je ne suis pas rémunéré par l’éditeur du logiciel 😉

Pour vous donner envie de tester Zoom, voici quelques avantages:

• Zoom permet de se connecter avec un nombre important de participants, et de voir les vignettes de chacun simultanément. C’est important pour s’assurer de l’attention de tous, ou pour détecter celui qui aurait perdu le fil de l’échange. La plupart des autres outils permettent assez mal pas de maintenir ce lien ‘non verbal’, en tout cas pas avec tout le monde. Il peut y avoir jusqu’à 49 visages sur votre écran Zoom (ou 25 si votre ordinateur manque un peu de puissance…).

• Zoom rend possible le travail en petits groupes, et c’est essentiel pour mettre de la dynamique lorsque la rencontre dure un peu. Au delà de 30 minutes, l’ennui risque de gagner les participants, et l’implication réelle va se réduire. Avec Zoom, l’animateur peut séparer les participants en sous-groupes pour une durée de son choix le temps d’un travail nécessitant d’être peu nombreux, puis rappeler tout le monde dans ‘la grande salle’ pour une mise en commun. Très efficace, simple à utiliser, et sans risque de perdre des participants en route! Avec en plus la possibilité pour l’animateur de ‘circuler’ dans les petits groupes, qui peuvent d’ailleurs ‘appeler à l’aide’… Comme en présentiel 😉

• Zoom propose bien sûr un partage d’écran, pour montrer à tous un fichier PDF, un diaporama, une vidéo… Mais il rend interactif ce partage: si l’animateur l’active, chacun peut utiliser des outils d’annotation pour ajouter des symboles, entourer des mots, écrire un commentaire… Pour s’approprier un document, c’est efficace. Et en partant d’un tableau blanc, on peut construire en équipe une représentation commune. Cela peut être une bonne façon de débuter ou finir une rencontre !

• Zoom donne plusieurs moyens à l’animateur pour modérer les échanges. Ces contrôles doivent bien sûr être utilisés avec diplomatie, mais seront utile pour faire circuler la parole à bon escient. Vous pouvez couper le micro d’un participant ou l’inviter à l’allumer, vous pouvez autoriser ou interdire le chat entre les participants, vous pouvez ajuster la composition des sous-groupes pour éviter ou créer certaines associations…

Voilà en quelques lignes un aperçu de cet outil, qui rend possible une vraie collaboration compatible avec les contraintes du travail à distance. Et à l’usage cela peut même s’avérer plus efficace qu’avec un groupe réuni dans une même pièce!

Si vous avez envie d’en savoir plus ou de mettre en pratique, je vous propose une formation à l’utilisation de Zoom en milieu professionnel, et je peux aussi être votre facilitateur pour une rencontre à distance. N’hésitez pas à me contacter pour que nous étudiions votre projet.

Zoom et la sécurité : Zoom a eu mauvaise presse au premier trimestre 2020, début du confinement, mais de nombreux réglages de sécurité ont été activés par défaut et une version 5.0 sortie début mai a même ajouté un cryptage de bout en bout (quelques détails ici, en anglais). Cryptage, identifiant de réunion différent à chaque rencontre, mot de passe complexe, salle d’attente gérée par l’animateur… en font un outil désormais aussi sécurisé que les autres systèmes de visio. Et au vu des outils collaboratifs qu’il propose, ce serait dommage de s’en priver !

(Photo de l’article: Image par Goumbik de Pixabay)